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Contrat de travail
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L’importance d’un bon contrat de travail
Les processus de recrutement exigent souvent beaucoup d’efforts et n’aboutissent pas toujours à un résultat positif. Aussi le soulagement est-il immense quand une entreprise finit par pouvoir recruter le candidat idéal pour un poste à pourvoir. Dès le moment où ce travailleur décide d’accepter l’offre de l’employeur, la rédaction du contrat de travail est souvent reportée parce qu’elle relève de la pure « formalité ». Mauvaise idée... Car la rédaction et la signature en temps utile d’un contrat de travail correct et complet est non seulement utile, mais souvent nécessaire.
En accordant l’attention nécessaire au contenu de ce contrat de travail, de nombreux problèmes peuvent être évités à un stade ultérieur. Au vu de l’importance de la bonne rédaction d’un contrat de travail, nous souhaitons attirer votre attention sur un certain nombre de points.
Pour des explications générales et actualisées, veuillez consulter le lien suivant du SPF ETCS (Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale).
Document écrit et timing
Un contrat de travail ne doit pas toujours être passé par écrit pour être valable. Il est parfaitement possible, par exemple, de conclure verbalement un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée. Toutefois, mieux vaut fournir un contrat de travail « sur papier » si, en tant qu’employeur, votre souhait consiste à formaliser certains accords et à les faire respecter ultérieurement.
Parfois également, la loi exige un contrat écrit : le contrat de travail à durée déterminée ou pour un travail clairement défini, le contrat de travail à temps partiel, le contrat de remplacement, le contrat d’occupation d’étudiants et le contrat de travail domestique, le contrat de télétravail ou le contrat d’intérim. On ne saurait trop insister sur le fait qu’un contrat de travail écrit est la clé de coûte d’une collaboration réussie. Et le moment de la conclusion de ce contrat de travail est important également. Dans les cas où un contrat de travail écrit est nécessaire, cet écrit doit être rédigé et signé par les deux parties avant que le travailleur ne débute ses prestations.
Flexibilité
Le contrat de travail peut également comporter une « clause de flexibilité » en vertu de laquelle les parties conviennent que, par exemple, la fonction ou le lieu de travail ne constituent pas des conditions essentielles du contrat de travail. En effet, l’employeur ne peut pas apporter unilatéralement de modification importante à un élément essentiel du contrat de travail. Une clause de flexibilité peut accorder à l’employeur un peu plus de flexibilité à cet égard (bien qu’une telle clause ne constitue pas un sauf-conduit absolu et revête principalement une valeur « morale »).
Langue
Bien que notre pays se caractérise par une grande diversité linguistique, la langue à utiliser dans les relations entre employeurs et travailleurs est prescrite par la loi. En fonction de la localisation du siège d’exploitation auquel est rattaché le travailleur, employeurs et travailleurs devront communiquer entre eux en néerlandais, en français ou en allemand.
Si vous êtes un employeur qui entretient des relations internationales, ne partez pas du principe qu’un contrat de travail rédigé en anglais est forcément valable. Ni même que, votre entreprise ayant son siège social en Flandre, vous pouvez conclure un contrat de travail en français pour un travailleur dont la langue maternelle est le français. Au contraire, il est essentiel que la rédaction d’un contrat de travail se fasse dans la langue prescrite.
Ces exigences linguistiques strictes s’appuient sur trois législations différentes : la loi sur l’emploi des langues en matière administrative, le décret linguistique flamand et le décret relatif à la protection de la langue française. Les prescriptions sont différentes dans chacun des cas. Les conséquences du non-respect de la langue correcte lors de la rédaction d’un contrat de travail sont également différentes. Par exemple, la loi sur l'emploi des langues en matière administrative, qui s’applique principalement à Bruxelles, en région linguistique germanophone et dans les communes à facilités, autorise encore des rectifications rétroactives. Les décrets linguistiques relatifs aux langues néerlandaise et française, quant à eux, sont beaucoup plus stricts : un document qui n’est pas rédigé dans la langue correcte est nul et non avenu et réputé n’avoir jamais existé.
Au moment de la rédaction du contrat de travail, il faut donc toujours vérifier laquelle des trois législations susmentionnées est applicable ainsi que la langue qu’elle prescrit. Le contrat de travail doit être rédigé dans ladite langue (ainsi d’ailleurs que toutes les communications ultérieures avec le travailleur).
Signature valable
Un contrat de travail écrit suppose naturellement une signature. La question se pose de savoir si les contrats de travail peuvent également être signés électroniquement, étant donné qu’aujourd'hui tout peut être fait avec istme ou E-ID, n'est-ce pas ? En effet, les contrats de travail peuvent, en principe, être signés électroniquement à condition d’utiliser la carte d’identité électronique ou la signature électronique qualifiée. Cette signature électronique qualifiée est la forme la plus sûre de signature électronique, et un certificat qualifié lui est attaché.
La législation prévoit cependant que le contrat de travail signé électroniquement doit également être déposé auprès d’un prestataire de services qualifié. C’est là que le bât blesse : à l’heure actuelle, il n’existe qu’un seul prestataire de services capable de le faire correctement et il n’a été agréé que récemment. Tant que l’employeur ne collabore pas avec le prestataire de services en question, l’embauche numérique n’est donc pas encore possible.
Informations obligatoires au début d'un contrat de travail
L’existence d’un contrat de travail nécessite la présence d’un travail, d’une rémunération et d’une autorité. Dans tous les cas, un contrat de travail doit donc contenir des informations sur le travail à effectuer (quoi ? où ? et quand ?) et sur la rémunération en contrepartie. Toutes les parties ont manifestement intérêt à ce que ces questions soient réglées dans la plus grande clarté.
Une loi du 7 octobre 2022 a imposé aux employeurs une nouvelle obligation d’information élargie. Ainsi, l’employeur doit informer le travailleur préalablement et par écrit de l’identité exacte des parties à la relation de travail, du début et du lieu du travail, du/de la fonction/titre/grade/nature/catégorie du travail, et fournir des informations détaillées sur le salaire, etc.
Ce dernier point surtout requiert une attention particulière : une question posée au SPF ETCS montre qu’il est d’avis que chaque élément salarial doit être repris séparément et contenir une référence à la source juridique applicable. Il n’est pas nécessaire d’expliquer chaque élément salarial en détail, mais référence doit être faite à une source de droit pour chacun d’entre eux (par exemple, la loi ou une CCT d’entreprise/sectorielle).
L’employeur peut choisir d’inclure ces informations détaillées dans le contrat de travail. Il peut aussi choisir de préparer un document d’information séparé. Dans tous les cas de figure, au moment de l’embauche d’un nouveau travailleur, il est crucial de ne pas perdre de vue cette nouvelle obligation d’information élargie !
En résumé.
En tant qu’employeur, une fois que vous avez pourvu un poste vacant, prenez tout le temps nécessaire pour formaliser correctement l’embauche du travailleur. Un document écrit et signé par les deux parties dans les délais impartis, dans la langue pertinente et avec un contenu adéquat n'est en aucun cas un luxe inutile. Il permet de faire respecter les accords conclus et d’éviter les problèmes postérieurs à l’emploi. En tant qu’employeur, soyez conscient des différents profils présents au sein de l’entreprise et adaptez le contenu du contrat de travail en conséquence.
Auteure : Mieke Deconinck, Avocate-Senior Associate chez Claeys & Engels
