Primaire inhoud van de pagina
Entity view (Content)
Arbeidsovereenkomst
Entity view (Content)
Het belang van een goede arbeidsovereenkomst
Een sollicitatieproces vergt vaak grote inspanningen en leidt niet altijd tot een succesvol resultaat. Vaak is de opluchting dan ook zeer groot wanneer een onderneming eindelijk de perfecte kandidaat aan boord kan halen voor die moeilijk in te vullen functie. Op het ogenblik dat deze werknemer beslist heeft om in te gaan op het aanbod van de werkgever, wordt de opmaak van een schriftelijke arbeidsovereenkomst al eens uitgesteld, als zijnde “een formaliteit”. Onterecht weliswaar… De tijdige opmaak én ondertekening van een correcte en volledige arbeidsovereenkomst is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Door de nodige aandacht te besteden aan de inhoud van deze arbeidsovereenkomst, kunnen overigens vele problemen in een later stadium worden vermeden.
Omwille van het belang van de juiste opmaak van een arbeidsovereenkomst, willen we een aantal
zaken onder de aandacht brengen.
Voor wat de algemene, actuele toelichting betreft, verwijzen wij u naar volgende link van de FOD WASO (Federale OverheidsDienst Werkgelegenheid en Sociaal Overleg).
Geschrift en timing
Een arbeidsovereenkomst hoeft eigenlijk niet steeds schriftelijk te worden aangegaan, opdat deze geldig kan zijn. Zo kan een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur perfect mondeling tot stand komen. Het is evenwel raadzaam om toch te zorgen voor een arbeidsovereenkomst “op papier”, als u als werkgever bepaalde afspraken wil formaliseren en later ook wil afdwingen.
Soms is een geschreven overeenkomst wél wettelijk verplicht: de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk, de arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid, de vervangingsovereenkomst, de overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders, de arbeidsovereenkomst voor telewerk of de overeenkomst voor uitzendarbeid.
Er kan dan ook niet genoeg benadrukt worden dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst de sleutel vormt tot een succesvolle samenwerking. Maar ook het tijdstip waarop deze arbeidsovereenkomst wordt afgesloten, is van belang. In de gevallen waarbij een geschreven arbeidsovereenkomst noodzakelijk is, moet dit geschrift immers opgemaakt én ondertekend zijn door beide partijen vooraleer de werknemer zijn prestaties aanvat.
Flexibiliteit
In de arbeidsovereenkomst kan een ook een zogenaamde ‘flexibiliteitsclausule’ worden opgenomen, waarbij de partijen overeenkomen dat bijvoorbeeld de functie of de arbeidsplaats geen essentiële arbeidsvoorwaarden uitmaken. Immers, een essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst kan niet in een belangrijke mate eenzijdig door de werkgever gewijzigd worden. Een flexibiliteitsclausule kan de werkgever op dat vlak dan iets meer flexibiliteit gunnen (al is een dergelijke clausule geen absolute vrijgeleide).
Taal
Alhoewel ons land gekenmerkt wordt door een verscheidenheid aan talen, is de taal die moet worden gebruikt in de relatie tussen werkgevers en werknemers wettelijk voorgeschreven. Afhankelijk van de plaats van de exploitatiezetel waaraan de werknemer is verbonden, zullen werkgevers en werknemers in het Nederlands, Frans of Duits met elkaar moeten communiceren.
Ga er als werkgever met internationale relaties dus niet zomaar van uit dat een arbeidsovereenkomst in het Engels geldig zal zijn. Of nog, dat je als onderneming met zetel in Vlaanderen een Franstalige arbeidsovereenkomst kan afsluiten voor een werknemer met Franse moedertaal. Wel integendeel, de opmaak van een arbeidsovereenkomst in de voorgeschreven taal is essentieel.
Drie verschillende wetgevingen liggen aan de basis van deze strenge taalvereisten: de Taalwet Bestuurszaken, het Nederlandse Taaldecreet en het Franse Taaldecreet. De voorschriften zijn telkens verschillend. Ook de gevolgen van de miskenning van de juiste taal bij de opmaak van een arbeidsovereenkomst zijn verschillend. Zo laat de Taalwet Bestuurszaken die vooral in Brussel, het Duitse taalgebied en faciliteitengemeenten toepassing vindt, retroactieve rechtzettingen nog toe. Het Nederlandse en het Franse Taaldecreet zijn daarentegen een pak strenger: Een document dat niet in de juiste taal is opgesteld is nietig en wordt geacht nooit te hebben bestaan.
Op het ogenblik van de opmaak van de arbeidsovereenkomst moet dus steeds nagegaan worden welke van de drie voormelde wetgevingen van toepassing is en welke taal deze voorschrijft. De arbeidsovereenkomst moet dan in die taal opgemaakt worden (en ook alle latere communicaties met de werknemer moeten in deze taal gebeuren).
Geldig ondertekenen
Een schriftelijke arbeidsovereenkomst veronderstelt uiteraard ook een handtekening. De vraag rijst of ook arbeidsovereenkomsten elektronisch ondertekend kunnen worden, want tegenwoordig kan toch alles met ITSME of E-ID? Inderdaad, ook arbeidsovereenkomsten kunnen in principe elektronisch ondertekend worden, in zoverre er toepassing wordt gemaakt van de elektronische identiteitskaart of de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze gekwalificeerde elektronische handtekening is de meeste veilige vorm van elektronische handtekening, waaraan een gekwalificeerd certificaat is verbonden.
De wetgeving voorziet evenwel dat de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst ook moet gearchiveerd worden bij een gekwalificeerde dienstverlener. En daar wringt het schoentje: Op vandaag is er slechts één dienstverlener die dat correct kan uitvoeren en deze is nog maar zeer recent erkend. Zolang de werkgever niet samenwerkt met de betrokken dienstverlener, is het in principe nog niet mogelijk om digitaal aan te werven (al nam de FOD WASO hieromtrent in het verleden wel reeds een soepel standpunt in).
Verplichte informatie bij de aanvang van de arbeidsovereenkomst
Het bestaan van een arbeidsovereenkomst vereist de aanwezigheid van arbeid, loon en gezag. Sowieso moet een arbeidsovereenkomst dan ook informatie bevatten over de te leveren arbeid (Wat? Waar? Wanneer?) en het hier tegenover staande loon. Alle partijen hebben er immers baat bij dat hierover duidelijkheid bestaat.
Een Wet van 7 oktober 2022 kwam met een nieuwe, uitgebreide informatieverplichting in hoofde van de werkgever. Zo moet de werkgever de werknemer voorafgaandelijk én schriftelijk informeren omtrent de precieze identiteit van de partijen bij de arbeidsrelatie, de aanvang en plaats van het werk, de functie/titel/rang/hoedanigheid/categorie van de arbeid, gedetailleerde informatie omtrent het loon, enz.
Vooral dit laatste behoeft extra aandacht: Uit een vraagstelling aan de FOD WASO blijkt immers dat deze van oordeel is dat ieder loonelement afzonderlijk moet worden opgenomen waarbij dan verwezen wordt naar de toepasselijke rechtsbron. Het is daarbij niet noodzakelijk om ieder loonelement zelf gedetailleerd toe te lichten, maar per loonelement moet er wel verwezen worden naar een rechtsbron (bijvoorbeeld de wet of een sectorale/ondernemings-cao).
De werkgever kan ervoor kiezen om deze uitgebreide informatie op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Of hij kan ervoor opteren om een afzonderlijk inlichtingendocument op te maken. In ieder geval is het belangrijk om op het ogenblik van de aanwerving van een nieuwe werknemer, deze nieuwe, uitgebreide informatieverplichting niet uit het oog te verliezen!
Samengevat
Neem als werkgever de nodige tijd om na het invullen van een vacature ook de indiensttreding van de werknemer correct te formaliseren. Een tijdig door beide partijen ondertekend geschrift in de juiste taal en met een passende inhoud is allerminst een overbodige luxe. Het zorgt ervoor dat gemaakte afspraken kunnen afgedwongen worden en dat ook problemen na uitdiensttreding kunnen vermeden worden.
Auteur: Mieke Deconinck, Advocaat-Senior Associate bij Claeys & Engels
