Verplichte registratie van keuring en onderhoud, in het Vlaams Gewest

Elke keuring bij eerste ingebruikname en elke periodieke onderhoudsbeurt van een centraal stooktoestel die is uitgevoerd vanaf 1 januari 2023, moet een erkende technicus digitaal registreren.

De eigenaar, gebruiker of huurder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een onderhoud of keuring; niet de erkende technicus. De erkende technicus die een keuring of het periodiek onderhoud heeft uitgevoerd, is verantwoordelijk voor de registratie ervan en om geen rapporten of attesten op te stellen zonder die digitaal te registreren.

Praktisch: wanneer, waar en hoe registreren? 

  • Vanaf 1 september 2023 doet de erkende technicus deze meldingen binnen de maand na uitvoering. 
    • In september 2023 is een API beschikbaar gesteld aan softwareontwikkelaars. Daarmee is het mogelijk om keuringen en periodieke onderhoudsbeurten van centrale stooktoestellen die zijn uitgevoerd tussen 1 januari 2023 en 31 augustus 2023 en die nog niet manueel via de online tool zijn ingevoerd, via de software in één keer op te laden in de online tool van het VEKA. 
  • De meldingen gebeuren digitaal, via de online tool ‘Melding Centrale Stooktoestellen’ van het VEKA. Dat is hetzelfde platform als voor de verplichte melding van stookolieketels. 
  • Ook een administratieve medewerker of niet-erkende technicus kan, namens de erkende technicus, zorgen voor de registratie. De erkende technicus draagt de eindverantwoordelijkheid en zal de gegevens die de medewerker heeft ingevoerd, moeten doorlopen en valideren. Een niet-erkende technicus kan geen keuring of periodiek onderhoud uitvoeren als de technicus daarvoor erkend moet zijn. 
  • Handleiding voor het gebruik van de online tool ‘Melding Centrale Stookstoestellen’: geeft stap voor stap aan hoe u zich uniek identificeert, welke gegevens u moet ingeven en hoe het melden door een niet-erkende medewerker verloopt. 
    • U kunt de volledige historiek van de gemelde activiteiten in de online tool bekijken en downloaden (via de downloadknop rechtsboven in de lijst van gemelde activiteiten). 
    • Een fout adres van een klant ingevoerd? Contacteer het VEKA. 
  • Verschillende bedrijven werken met gespecialiseerde software of met een eigen digitale toepassing voor de opmaak van attesten. Vanaf 1 september 2023 kunnen invoergegevens automatisch doorgestuurd worden van de ene toepassing in de andere, om dubbele invoer te vermijden. 
  • Bij twijfel of de software die u gebruikt dat ook kan, neemt u het best contact op met uw softwareleverancier. 
  • Bent u een softwareleverancier en wilt u uw software aanpassen zodat een automatische melding mogelijk is wanneer een rapport voor keuring of periodiek onderhoud wordt opgesteld? Bekijk dan de technische informatie om automatische meldingen mogelijk te maken. 

Waarom verplicht digitaal registreren? 

  • Met behulp van deze data kan de eigenaar/huurder via de Woningpas op termijn een melding krijgen dat het jaarlijkse of 2-jaarlijkse periodiek onderhoud best ingepland wordt, of dat een ketel aan vervanging toe is. Een goed onderhouden en goed ingeregelde ketel kan een energiebesparing van 5% opleveren. 
  • De overheid kan het voldoen aan deze verplichting door de eigenaar/huurder beter opvolgen. 
  • De overheid kan de uitstoot en verduurzaming van verwarmingsinstallaties in het Vlaams Gewest beter opvolgen. 
  • Betere garantie op een kwalitatieve uitvoering door de technicus. 

De verplichte registratie maakt deel uit van de erkenningsvoorwaarden: een erkende technicus die niet voldoet aan de meldingsplicht riskeert zijn of haar erkenning te verliezen. 

Andere verplichtingen 

Naast de jaarlijkse retributie en de bijscholing heeft u als erkende technicus nog volgende verplichtingen: 

  • Op verzoek, het materiaal  tonen dat hij gebruikt bij het uitvoeren van zijn taken. 
  • Uitsluitend gebruikmaken van apparatuur die voldoet aan alle reglementaire eisen. 
  • De keuring, periodieke onderhoudsbeurt correct uitvoeren. 
  • Attesten en rapporten afleveren en ter beschikking houden. 
  • U moet een verzekering hebben die de burgerlijke aansprakelijkheid dekt, inclusief de beroepsaansprakelijkheid, ten gevolge van het gebruik van de erkenning. 
  • U moet elke wijziging van identificatiegegevens (ook adres, werkgever, ...) onmiddellijk melden. 
  • Kloppen uw contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, website) niet in een van de overzichtslijsten van het Departement Omgeving? Pas uw contactgegevens aan via het online erkenningenloket. 
  • Wilt u andere gegevens wijzigen? Bv. uw werkgever, u bent niet langer werkzaam als technicus… Geef de wijziging door via het online erkenningenloket of mail naar erkenningen.omgeving@vlaanderen.be. 

Alle verplichtingen zijn te vinden in artikel 34 (algemene gebruikseisen) en artikel 40 (bijzondere gebruikseisen) van het VLAREL. 

Het niet voldoen aan de verplichtingen kan leiden tot schorsing of opheffing van de erkenning of geldboetes.